계약서 문서는 몇 년간 보관해야 할까? 꼭 알아야 할 보관 기준

법적 분쟁을 피하려면 계약서 보관기간은 얼마나 필요할까요?

계약서를 보관하는 기간은 단순한 선택이 아니라
법적으로 권리를 지키기 위한 필수적인 조치입니다.
보관 기간이 경과된 뒤에는 계약서의 효력을 입증하기 어려워
문제가 생겨도 권리를 행사하기 어렵습니다.
이 글에서는 계약서의 유형별 보관기간과
그 이유, 주의사항까지 한눈에 정리해드립니다.

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계약서는 법적 효력의 핵심 근거 자료로 분쟁 발생 시
가장 중요한 증거가 됩니다. 하지만 모든 계약서를
영구히 보관할 필요는 없습니다. 계약의 종류와
민법, 상법, 세법 등 관련 법령에 따라
보관기간이 각각 다르게 정해져 있기 때문입니다.
그래서 계약서마다 정확한 보관 기준을 아는 것이 중요합니다.

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기본 민사 계약서 보관기간은 10년

일반적인 민사 계약, 예를 들어 금전거래, 용역계약,
임대차계약 등은 ‘소멸시효’ 기준에 따라 보통 10년간 보관해야 합니다.
이는 민법 제162조에 따라 채권의 소멸시효가 10년이기 때문입니다.
따라서 민사계약서는 최소 10년은 보관해야 안전합니다.

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상거래 관련 계약서는 5년 기준

기업 간 거래나 상법상 상행위에 해당하는 계약서,
즉 매매계약, 납품계약, 용역계약서 등은 상법상 5년간 보관이 원칙입니다.
상법 제33조 제2항에 따라 거래 장부 및 중요 문서는
5년간 보관하도록 되어 있으며, 이에 따라 관련 계약서도
같은 기준이 적용됩니다.

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세무 관련 계약서는 5~10년까지 보관 필요

세금 신고에 관련된 계약서, 예를 들어 임대소득 계약,
프리랜서 용역 계약, 매입·매출 계약서 등은
부가가치세법 및 소득세법상 보관의무가 있습니다.

세무서류 종류 보관기간

부가가치세 관련 계약	5년 이상
소득세 관련 계약	최대 10년
법인세 관련 계약	5년 이상

이처럼 세무 목적으로도 일정기간 동안
계약서가 반드시 필요합니다.

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근로계약서 보관 기준

근로계약서의 경우, 고용노동부 지침에 따라
퇴사 후 3년간 보관 의무가 있습니다.
이는 근로기준법 제42조 및 임금청구권 소멸시효
3년을 기준으로 한 것입니다.
단, 산업재해와 관련된 내용이 포함된 경우는
5년 이상 보관하는 것이 바람직합니다.

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부동산 계약서는 장기보관이 필수

부동산 매매, 임대차 계약서 등은 소멸시효보다
장기적인 권리 관계가 얽혀 있으므로
10년 이상 보관하는 것이 일반적입니다.
특히 전세 계약서나 상가 임대차 계약은
임대차보호법상 분쟁의 소지가 크기 때문에
장기 보관을 권장합니다.

부동산 계약 종류 권장 보관기간

전세계약서	최소 10년 이상
상가 임대차계약서	최소 10년 이상
부동산 매매계약서	영구 보관 권장

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소송 발생 시에는 보관기간보다 길게

법적 소송이 제기된 계약서는 해당 소송이 완전히
종결될 때까지, 그리고 항소 가능 기간까지 고려하여
보관해야 합니다. 보통 소송 종결 후 3년은 추가 보관이 권장됩니다.
따라서 보관 기간 내라도 소송 가능성이 있다면
폐기하지 말고 보관하는 것이 현명합니다.

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디지털 보관 시에도 원본 보관은 필요할까?

전자문서법이 인정되면서 PDF, 사진, 스캔 파일 형태의
계약서도 일정 조건을 만족하면 법적 효력이 인정됩니다.
그러나 일부 기관이나 법원에서는 원본을 요구하기 때문에
가능하면 원본 계약서를 함께 보관하는 것이 좋습니다.
특히 서명, 날인이 포함된 계약서는 원본의 증거력이
훨씬 강합니다.

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계약서 보관 팁 요약

계약서 보관 시 다음의 원칙을 기억해두세요.

항목 보관 기준

일반 민사계약서	10년
상거래 계약서	5년
세무 관련 계약서	5~10년
근로계약서	3~5년
부동산 관련 계약서	10년~영구 보관
소송 관련 계약서	소송 종료 후 3년 추가

이처럼 계약서 보관은 종류별로 다르기 때문에
계약 체결 시점에 미리 구분하여 보관하는 것이 가장 중요합니다.